No.10
会議室を透明人間の占拠から救う!

BYOD

働き方改革ソリューション


2018/6/20


平素よりメールマガジンをご覧いただき誠にありがとうございます。

「ワークライフバランス」という言葉を、昨今聞くことが多くなりました。
仕事と生活との調和を図る、という意味ですが、バランスのとり方として、仕事とプライベートを完全に分けるという考え方もあります。しかし、短時間で成果を上げるには、仕事とプライベートをボーダーレスにした方がいいという見方もあります。プライベートの休暇中に仕事のアイデアが出てきたり、逆に仕事中でも疲労していると、効率が悪くなる時があります。
自分の状況に合わせて、自由に業務の時間を決められる事が、より良いワークライフバランスを形成するためには、必要なのではないかと思います。
そこで重要になるのが、今回ご紹介する「まるで社内」をはじめとする、自由にどこでも仕事ができる基盤の整備となります。

本メールマガジンの内容が、皆様の働き方改革のヒントとなれば幸いです。


目次

[1] モバイル&テレワークのススメ「タブレットで会議をしよう」
商品情報「まるで社内  ペーパーレス会議システム」
[2] 働き方改革のヒント「会議室を透明人間の占拠から救う!」
商品情報「会議室予約管理システム  BizRoom」
[3] あとがき


1 モバイル&テレワークのススメ  「タブレットで会議をしよう」

今回は「CACHATTO認定アプリケーション・まるで社内」から、「ペーパーレス会議」をご紹介します。

会議をする際の資料共有で下記のような課題はありませんでしょうか。

  • 会議直前に売り上げ数値の変更があり、すべての資料を再印刷
  • 会議資料の事前配布ができずに、当日の会議進行に時間がかかる
  • 会議システムを導入したいが、コストがかかるのが心配

「まるで社内  ペーパーレス会議」は使い慣れた端末での、スピーディな
ペーパーレス会議(資料共有)を可能にします。

■商品情報「まるで社内  ペーパーレス会議」

<特徴>

  • マルチデバイスで利用が可能です。(Windows、Android、iOSに対応)
  • 会議直前まで資料の変更が可能。印刷や修正箇所の差し替え等の手間を省きます。
  • 会議開催前後に「いつでも、どこでも」資料の確認が可能です。
  • 資料参照に特化しているので、比較的安価に会議システムが導入できます。

2 働き方改革のヒント  「会議室を透明人間の占拠から救う!」

社内の会議室で下記のような困りごとはありませんか?

  • 予約可能日に一斉に始まる「定例会・報告会用」の会議室一括予約・確保
  • 特に月曜日の会議室は予約率100%、定時後も予約が一杯。
  • 急な顧客との打ち合わせで、会議室が準備できず、翌週・翌々週に会議が先送り。
  • 駄目元で会議室へ足を運ぶと空室のオンパレード・・・

実は、弊社もこのような事象が繰り返されていました。

■原因は大きく2つ

  • 形式的な会議室利用

本来は、意思決定・課題解決・アイデア出し・来客応対で活用すべき会議室が部門内の定例連絡会、少人数間の情報共有等のコミュニケーション目的で利用されている。

  • 管理しにくい会議室運用

会議直前の変更・キャンセルや早く終了した際にも予約が開放されず、タイムリーに空き会議室を作る・使うことができない。

■実践したこと

  • 『会議』を定義(会議とは、『意思決定』・『課題解決』・『アイデア出し』する場)定義以外の会議室利用を原則禁止する。

例外は、顧客対応や機密性の高い打合せ等。

  • 会議室の状況を管理、簡単運用できる仕組みを作り利用者へ提供

会議室前に設置したタブレット端末とグループウェアのスケジュールを連携し、直感的操作で予約したり、放置された会議室を自動開放したりできる仕組みで会議室の利用効率を大幅に改善。

■商品情報

会議室予約管理システム 「BizRoom」

会議室前に設置したタブレット端末とグループウェアのスケジュールを連携し、利用状況をリアルタイムにチェックできます。また、未使用の会議室予約を自動的に取り消したり、早く終了した会議室を開放することで、会議室の稼働率アップを実現します。
 

3 あとがき

今回は、会議室の有効活用に関して記載をさせて頂きました。弊社では、会議室管理システムと共に、終了時間前に終了を知らせるアラートスピーカーを設置しました。その結果、時間内に会議を終了するという意識改革が推進されました。
事前の会議アジェンダ共有や、会議のゴール明確化など、会議自体の効率化が実現できたのも、今回ご紹介しました「会議室予約管理システム」の効果となりました。
「まるで社内  ペーパーレス会議」と合わせて、貴社の会議運用効率化のお役立ちになれば幸いです。

ご意見・ご感想、製品紹介のご依頼がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
最後までお読み頂きありがとうございました。

次回配信は2018年7月12日頃の予定です。

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関西社  ITサービス部
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