社会福祉法人不動園様
課題
離れた拠点間で人の移動を伴わない会議体系を構築し、移動の時間やコスト、リスクを削減したい。
解決策
主要9拠点のコミュニケーションツールにHDコムを導入。Webハイブリッドモード拡張ゲートウェイボックスの利用でWeb会議サービスとの連携も可能に。
移動にかかる時間やコストを削減しただけでなく、HDコムが経営課題の解決にも貢献してくれると期待しています。
背景
離れた拠点間の会議で、人の移動を伴わない体制を構築
社会福祉法人不動園様は保育園や障害者支援施設、高齢者向け施設・サービスなどの福祉事業を宇治市や京都市、京丹後市と京都府の広域にわたり展開されています。業務の円滑な進行のために毎月行われる管理職会議は宇治市の本部に各拠点の職員が参集する必要がありましたが、最も離れている京丹後市から参加する職員は車での往復に約5時間要するため、移動の時間とコストが課題になっていました。また、福祉事業は現場の責任者による適切な判断と迅速な指示が求められる特性上、会議のために責任者が不在にすることで通常の業務が遅延してしまうことも問題視されていました。2020年、新型コロナウイルス感染症が拡大を続けていたこともあり、離れた拠点間で人の移動を伴わない会議体系の構築を検討。拠点間のコミュニケーションツールとしてHDコムが採用されました。
導入理由
HDコムならではの安定性と臨場感、Web会議との連携も実現
様々なWeb会議サービスやビデオ会議システムと比較検討した結果、HDコムの遅延が少なく会議の進行を妨げない通信の安定性と優れた画質と音声でまるで対面の会議を行っているような臨場感を高く評価。また、専用のリモコンで直感的に操作できるので、スキルを持たない職員でも簡単に接続できることも採用の決め手になりました。一方で、HDコムが導入されていない拠点や外部とのコミュニケーション手段としてWeb会議サービスの利用も必要とされていました。そこで、HDコムとWeb会議サービスとの双方向通信を可能にするWebハイブリッドモード拡張ゲートウェイボックスKX-VCG100Jを導入。柔軟なシステム構築で内外のコミュニケーションの円滑化を図りました。
導入後の効果
離れた主要9拠点を映像と音声でつなぎ、効率的な施設運営に貢献
事務局分室を置く、宇治橋ふれあい館の会議室に最大10拠点の多地点接続が可能なHDコム KX-1600Jを設置。それを親機に京都府内の主要9拠点の会議室をつないでいます。毎月の管理職会議をはじめ、経営計画策定、職員勉強会など様々なシーンで活用され、離れた拠点間で人の移動を伴わないシステムの構築を実現しました。経営財務部次長の奥田和重様は「試算では京丹後市エリアの拠点（管理職5名、事務職員2名）だけでも年間で約700時間の移動時間削減、約100万円の出張費削減を見込んでいます。移動にかかる時間やコストを削減しただけでなく、これまで会議調整が難しかった事業別の意見交換会や経営、人事のヒアリングもそれぞれの拠点にいながら随時実施できるため、HDコムが経営課題の解決にも貢献してくれると期待しています」と語ります。
Web会議サービスとHDコムの連携で外部研修の幅を拡大
Webハイブリッドモード拡張ゲートウェイボックスを導入した目的のひとつが外部研修への活用です。新型コロナウイルス感染症拡大の影響で外部講師を招くことができず、外部研修は一時的に中断していました。そこで、Webハイブリッドモード拡張ゲートウェイボックスのWeb会議連携機能を利用。HDコムを導入していない外部講師もWeb会議サービスでビデオ会議に参加するこができるので、外部研修の継続を可能にしました。さらにHDコムで各拠点から研修に参加できるため、拠点間を移動する必要もなくなり、より効率的な研修が可能になりました。研修の様子はHDコムのUSB録画機能を使用することで、ボタンひとつで録画可能。録画データをオンラインで配布することで、当日参加できなった職員にも同等の研修が可能な環境を構築しています。
システム構成図
納入機器
- HD映像コミュニケーションユニット KX-VC1600J ×1台
- HD映像コミュニケーションユニット KX-VC1300J ×8台
- Webハイブリッドモード拡張ゲートウェイボックス KX-VCG100J ×1台
- HDコム専用カメラ GP-VD131J ×9台
- HDコム専用マイク KX-VCA001 ×9台
- 4地点接続拡張アクティベーションキー KX-VCS304W ×1
- つながるねっと3年アクティベーションキー KX-VCS703W ×9
- モバイル・アクティベーションキー（3年） KX-VCS713W ×1
今後の展望
拠点間のコミュニケーションが活発化することで、より有意義な施設運営ができることに期待
これまでは物理的な距離の影響で、施設同士の横のつながりが少し希薄だったと感じています。HDコムを活用することで離れた拠点のコミュニケーションが活発化し、職員間で課題やノウハウの共有ができれば、より有意義な施設運営ができるとも考えています。将来的には職員採用に向けたリモート面接への活用や施設利用者同士の交流会など、様々なシーンでより効果的な活用ができることを期待しています。
理事 総務部長 河邉 和敏様（写真左）
経営財務部 次長 奥田 和重様（写真右）
※所属は納入時のものです。
お客様紹介
「共感と信頼」を経営理念に職員一同、心をひとつにして地域福祉に貢献
1973年（昭和48年）に設立した社会福祉法人不動園様は、「共感と信頼」を経営理念として、京都府内に保育園・児童の発達支援事業所、障害者支援施設・サービス、高齢者向け施設・サービスを展開。職員一同、心をひとつにして地域福祉に貢献するべく事業に取り組まれています。